Blogatelier

Dieser Beitrag befasst sich mit den Folgen #7 und #8 des Gesprächs zwischen David Allen und Merlin Mann. Folgende Artikel greifen die Folgen #1-#6 auf:
Artikel 1
Artikel 2
Artikel 3

#7 Implementing / Einführung von GTD

Was ist wichtig bei der Ein- und erfolgreichen Fortführung des Systems ?

David braucht in seinen Coachings etwa 2 Tage zur Implementierung. Das Lesen des Buches ist eine Alternative. Einen allersten Eindruck zu GTD erhält man bei der Wikipedia.

Es gibt allerdings einen Unterschied zwischen dem GTD-Prozess und dem abgeschlossenen individuell zugeschnittenen System.
Erreicht ein Benutzer dieses System,besitzt er laut Allen den Schwarzen Gürtel der Produktivität (oder in der Produktivität ?!)
Es geht darum, die GTD-Denkweise zu verinnerlichen. Ein Problem wird erfasst, als Projekt formuliert und die “next action” festgelegt.
Langfristige Ziele geben diesem GTD-Alltag den richtigen Kurs.

Die Wochendurchsicht optmiert die GTD-Denkweise. Folglich sparen intensive Durchsichten langfristig Zeit. Durchschnittlich dauert es etwa 2 Jahre, bis diese Denkart verinnerlicht ist. David weist darauf hin, bei der Durchsicht seine langfristigen Ziele durchzusehen und ggf. neu zu vereinbaren.

Man muss sich fortlaufend mit der Materie beschäftigen und sollte sich zur Prozessoptimierung mit anderen GTDlern austauschen.
Wie in jedem Podcast wird auf in diesem Zusammenhang auf GTD-Connect verwiesen. Ich empfehle als kostenlose Alternative das deutschsprachige GTD-Forum. Als Student kann ich mir GTD-Connect nicht leisten und somit auch nicht beurteilen.

Es passiert schnell aus dem System zu fallen. Es geht aber genau so schnell wieder hinein zu hüpfen.
Hinsetzen, Sammeln, Organisieren….wie bei der Einführung.

Das Buch soll mindestens 2 mal gelesen werden. Beim zweiten Durchgang einige Monate später, wird man weitere Erkenntnisse aufschnappen.
Es ist verständlich, dass der Leser beim ersten Durchgang andere Punkte wahrnimmt.
Der zweite Durchgang bleibt Davids Erfahrung nach oft auf der Strecke. Viele führen GTD ein, spüren Verbesserungen, aber verschenken das Potential eines ganzheitlichen, vorrausschenden Systems.

#8 GTD 2.0

Merlin wollte natürlich auch einige neue Erkenntnisse von David herausholen und stelle zwei interessante Fragen:
Was muss im 2001 erschienen Buch verändert werden?

Nichts! – sagt David.
Obwohl die Herausgeber gerne weitere Bücher vom Bestseller-Autor hätten, hat er nicht vor, an diesem etwas zu ändern.

Was kommt als nächstes?
David will herausfinden, was die Ursache ist, dass Menschen GTD einführen, aber nicht bis zur “Black-Belt-Productivity” gelangen.
Das System der Flughöhen wird oft missverstanden und folglich wird dieses Thema den Kern eines weiteren Buches von David bilden.
Mit GTD-Connect soll eine Plattform zur Vernetzung von GTDlern geschaffen werden.

Links:
Audiodateien des Interviews bei 43folders
Audiodateien bei odeo

Thread über die Serie im GTD-Forum

Feed abonnieren, Beitrag emailen oder bookmarken...

Es erschienen bereits zwei Artikel mit den Interviewfolgen
* #0 “Introduction” und #1″Procrastination”
* #2 “Patching leaks”

Dieser Artikel greift die Interviewfolgen #3 bis #6 auf.
#3 Someday Maybe List
#4 Teams
#5 Email
#6 Interruptions

Alle 9 Folgen des Interviews gibt es als Zusammenschnitt bei 43folders.

Ich werde in Kürze die beiden letzten Folgen in einem Artikel aufgreifen.

#3 Someday maybe listMerlin erzählt, dass die Vielleicht/Irgendwann-Liste (VIL) unterschiedlich eingesetzt wird.

Einige setzen auf ihre VIL,
- Projekte und Tätigkeiten bei denen sie jetzt keine Entscheidung treffen wollen/können.
- ihre langfristigen Projekte
- ihre derzeit nicht bearbeitbaren nächsten Schritte

David stellt heraus, dass die VIL nur ein Zulieferer der Projekt-Liste ist. Die VIL sollte jeder so gestalten, dass er sich mit ihr wohlfühlt und das Vertrauen ins System behält.

Ein Stolperstein für das Vertrauen ist das Processing-leak, also der Zeitraum des Elements zwischen Eingangskorb und Kontextliste.
Diese Zeitspanne sollte so gering wie möglich sein und man muss nicht bis zur Wochendurchsicht warten.

Ich bin mit der Umsetzung meiner VIL unzufrieden. Erst hatte ich zu viele Elemente auf der Projektliste.Anschließend hatte ich diese ausgemistet und alles was nicht akut abgearbeitet werden musste, auf die VIL verfrachtet. Jetzt wird die VIL unübersichtlich. Entweder ich lege eine neue Liste sortiert nach Flughöhen an oder ich warte bis gtd-php mir eine derartige Sortierung ermöglicht.

Bei jeder Wochendurchsicht alles abzuklopfen, nervt mich etwas.

#4 Teams

GTD funktioniert für mich, aber wie effizient wäre eine Arbeitsgruppe, wenn alle auf diese Weise organisiert wären?
Es stellt sich die Frage, wie man die anderen dazu bekommt, sich einmal mit GTD zu beschäftigen.

David sagt, dass es für die Führungskraft sehr einfach ist, den Mitarbeitern erfolgreiche Bewältigungsstrategien abzufordern.
Wenn die Führugnskraft alles im Blick hat, wissen die Kollegen, dass diese auch alles im Blick haben müssen. Andernfalls werden sie irgendwann erinnert.

Man muss GTD vorleben und jeden Tag dessen Funktionanlität beweisen. Wenn die anderen sehen, dass die “Stress-Free-Productivity” klappt, werden sie sich informieren.

Meiner Erfahrung nach ist es ein schwieriges Unterfangen, andere zu GTD zu bringen. Eine Ursache war, dass ich das System erst eingeführt hatte als ich an meiner jetzigen Arbeitsstelle begann. Es lief noch nicht so wirklich rund.

Einerseits war es erschreckend zu sehen, wieviel ohne abgeschlossenes System unter den Schreibtisch fällt. Andererseits sehe ich, dass GTD am neuen Arbeitsplatz keine Lücken ließ. Nach 6 Monaten bearbeite ich nun beim Ausklingen meines Praxissemesterns Aufgaben aus dem ersten Monat ab.

Es wurde von den meisten in Frage gestellt, dass ein abgeschlossenes System überhaupt existieren könne und der Mangel des eigenen Tuns als unabdingbar hingenommen.

#5 EmailDavid rät Emails genau wie “konventionelle” Notizen zu behandeln.
Egal mit welcher Taktik man die Emails durcharbeitet, am Ende müssen alle gelesen bzw. in den Müll verfrachtet worden sein.

Ich fordere niemand auf ein Nerd zu werden, aber der Umgang mit seinem Email-Programm sollte sitzen. Derzeit habe ich einen Gmail-Account und durch die Vergabe von Labeln bin ich ganz gut sortiert.

Wenn jemand eine Einladung haben will, einfach eine Mail an mich.

#6 Interruptions

Laut David sollte man sich von Unterbrechungen nicht aus der Ruhe bringen lassen.
Menschen, die keine Unterbrechungen mögen, haben nur kein System, was den Umgang mit diesen ermöglicht.
Wird man unterbrochen, sollte man sich eine kurze Notiz anlegen und in die Inbox knallen.
Arbeitet man längere Zeit an einer Tätigkeit und will keinesfalls gestört werden, sollte man sich abschotten.
Dies kann ein Schild an der Tür ein Fähnchen auf dem Schreibtisch oder ein roter Hut sein.

Dem kann ich nicht viel hinzufügen. Störungen kosten der Arbeitsgruppe viel Zeit. Auf derartige Ideen, wie das Fähnchen kam ich nicht. Ich bin gespannt, wie die Gruppe darauf reagiert.

Es gibt dazu einen interessanten Artikel in der Zeit zum Thema “Unterbrechungen”.

Andere Blogs die die Compilation aufgreifen:
Durchblickerblog
Toolblog
frankwestphal

Feed abonnieren, Beitrag emailen oder bookmarken...

Im ersten Artikel haben Merlin Mann und David Allen über “Procrastination”, also die Aufschieberitis gesprochen.

Im zweiten Teil der Serie “Productive talk” geht es um das Schließen von Lecks.

David stellt fest, dass ein Leck überall im System auftreten kann. Das größte Leck würde allerdings entstehen, falls man alles im Kopf behalten möchte
Gesetz dem Fall wir hätten eine erdrückende Last von “Next actions” vor uns liegen und wüßten nicht, wo wir denn nun am Besten anpacken, rät David den GTDlern mit der Tätigkeit zu beginnen, welche ohnehin gerade die Aufmerksamkeit auf sich gezogen hat. Würde man sich für eine andere entscheiden, wäre man abgelenkt und es würde wohl die Qualität leiden.

Als besonders wichtig für ein wasserdichtes System ist das perfekte Sammeln der Elemente und eine regelmäßiger Rückblick. Fehlt einer dieser beiden Bausteine wird man seinem System nicht mehr vertrauen können – das wäre schlimm.

PS: Heute hat das erste von mir angefertigte Icon den Weg ins Blogatelier geschafft – Krititk?

Podcast:

powered by ODEO

Quelle: 43folders

Feed abonnieren, Beitrag emailen oder bookmarken...