Blogatelier

Boah – das nenn ich mal dreist: ich bekomme einen Newsletter für den ich mich nie eingetragen habe. Hm, dann bekomme ich eine Woche wieder eine unaufgeforderte Email und siehe da, man entschuldigt sich für den irrtümlich versandten Newsletter und zufälligerweise hat man einen Link in der Email, dass man sich doch für den richtigen Newsletter anmelden könne.

Dass es gerade kurz vor Weihnachten ist, ist wohl auch Zufall. Rein zufällig habe ich sofort meinen Emaildienst “Spam gemeldet” und hoffe viele andere machen das auch. Wenn Werbung mit Verarsche kommt stinkt das! Auch wenn der Anbieter billiges Zeug anbietet und ich als Student da gern zuschlage – Brüder der Sonne das wars mit euch, nächstes Mal kauf ich das Zeug woanders.

Ich vermute da kauft jemand Adressen und dann wird drauf los bombardiert. Ist doch echt fürn Boppes!

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Warum Googlemail?

Googlemail bietet 3 GB Speicher. Daraus folgert Google, dass man Mails nicht mehr löschen muss. Das kostenlose Konto bietet Schutz gegen Spam und Viren. Ihre Daten werden auf den Googleservern gespeichert und am rechten Bildschirmrand sind Werbeanzeigen zu sehen. Einen Account erhalten Sie durch eine Einladung eines Googlemail-Nutzers.

Mails bearbeiten

Emails sollten zu bestimmten Zeiten bearbeitet werden. Schaufeln Sie sich ein Zeitfenster frei. Sie werden effizienter kommunizieren, wenn Sie mehrere Emails nacheinander abarbeiten.
Fragen Sie sich bevor Sie tippen, ob eine Email die richtige Wahl ist. Manchmal ist ein Telefonat eine bessere. Ähneln sich ihre Mails könnten Sie durch Textbausteine Zeit sparen. Fertigen Sie sich Vorlagen an und speichern diese als Entwurf. Mittels „Copy and Paste“ fügen Sie die benötigten Auszüge in ihre Email ein.
Sie können andere Emailadressen auf ihr Googlekonto umleiten. Beim Versenden können Sie die Absenderadresse per Dropdown festlegen. Folglich hätten Sie die Option alle ihre Emails in einem Konto zu verwalten. Sie müssen selbst entscheiden, ob dies in ihrem Fall Sinn macht.
Überlegen Sie sich vor dem Verfassen einer Email, ob Sie die Etikette beachten sollten, und fassen Sie sich so kurz wie möglich. Kurze, knappe und klare Emails sind am verständlichsten.
Picken Sie sich zu zitierende Stellen heraus und schreiben Sie direkt darunter ihre Antwort. Der andere wird es Ihnen danken, wenn er den Halbsatz auf den Sie Bezug nehmen noch einmal sieht. Formulieren Sie Handlungsalternativen für den Empfänger. Sie führen beim Verfassen einer Mail meist schon einen Perspektivwechsel durch. Diesen Gedankengang kann sich der Empfänger dann sparen und ihr Team die dafür notwendige Zeit. Beschreiben Sie die Folge, wenn Sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt keine Antwort erhalten. Der angegebene Zeitraum muss so groß sein, dass der Empfänger die Mail gelesen hat. Schreiben Sie eine aussagekräftige Überschrift und vermerken Sie „-Dringend-“, wenn Sie schnell eine Antwort brauchen.
Diese Tipps sollten die benötigte Zeit der Kommunikation für Sie und ihr Umfeld deutlich verringern.

Mehr übers Thema gibts in meinem Artikel bei DrWeb.

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Es erschienen bereits zwei Artikel mit den Interviewfolgen
* #0 “Introduction” und #1″Procrastination”
* #2 “Patching leaks”

Dieser Artikel greift die Interviewfolgen #3 bis #6 auf.
#3 Someday Maybe List
#4 Teams
#5 Email
#6 Interruptions

Alle 9 Folgen des Interviews gibt es als Zusammenschnitt bei 43folders.

Ich werde in Kürze die beiden letzten Folgen in einem Artikel aufgreifen.

#3 Someday maybe listMerlin erzählt, dass die Vielleicht/Irgendwann-Liste (VIL) unterschiedlich eingesetzt wird.

Einige setzen auf ihre VIL,
- Projekte und Tätigkeiten bei denen sie jetzt keine Entscheidung treffen wollen/können.
- ihre langfristigen Projekte
- ihre derzeit nicht bearbeitbaren nächsten Schritte

David stellt heraus, dass die VIL nur ein Zulieferer der Projekt-Liste ist. Die VIL sollte jeder so gestalten, dass er sich mit ihr wohlfühlt und das Vertrauen ins System behält.

Ein Stolperstein für das Vertrauen ist das Processing-leak, also der Zeitraum des Elements zwischen Eingangskorb und Kontextliste.
Diese Zeitspanne sollte so gering wie möglich sein und man muss nicht bis zur Wochendurchsicht warten.

Ich bin mit der Umsetzung meiner VIL unzufrieden. Erst hatte ich zu viele Elemente auf der Projektliste.Anschließend hatte ich diese ausgemistet und alles was nicht akut abgearbeitet werden musste, auf die VIL verfrachtet. Jetzt wird die VIL unübersichtlich. Entweder ich lege eine neue Liste sortiert nach Flughöhen an oder ich warte bis gtd-php mir eine derartige Sortierung ermöglicht.

Bei jeder Wochendurchsicht alles abzuklopfen, nervt mich etwas.

#4 Teams

GTD funktioniert für mich, aber wie effizient wäre eine Arbeitsgruppe, wenn alle auf diese Weise organisiert wären?
Es stellt sich die Frage, wie man die anderen dazu bekommt, sich einmal mit GTD zu beschäftigen.

David sagt, dass es für die Führungskraft sehr einfach ist, den Mitarbeitern erfolgreiche Bewältigungsstrategien abzufordern.
Wenn die Führugnskraft alles im Blick hat, wissen die Kollegen, dass diese auch alles im Blick haben müssen. Andernfalls werden sie irgendwann erinnert.

Man muss GTD vorleben und jeden Tag dessen Funktionanlität beweisen. Wenn die anderen sehen, dass die “Stress-Free-Productivity” klappt, werden sie sich informieren.

Meiner Erfahrung nach ist es ein schwieriges Unterfangen, andere zu GTD zu bringen. Eine Ursache war, dass ich das System erst eingeführt hatte als ich an meiner jetzigen Arbeitsstelle begann. Es lief noch nicht so wirklich rund.

Einerseits war es erschreckend zu sehen, wieviel ohne abgeschlossenes System unter den Schreibtisch fällt. Andererseits sehe ich, dass GTD am neuen Arbeitsplatz keine Lücken ließ. Nach 6 Monaten bearbeite ich nun beim Ausklingen meines Praxissemesterns Aufgaben aus dem ersten Monat ab.

Es wurde von den meisten in Frage gestellt, dass ein abgeschlossenes System überhaupt existieren könne und der Mangel des eigenen Tuns als unabdingbar hingenommen.

#5 EmailDavid rät Emails genau wie “konventionelle” Notizen zu behandeln.
Egal mit welcher Taktik man die Emails durcharbeitet, am Ende müssen alle gelesen bzw. in den Müll verfrachtet worden sein.

Ich fordere niemand auf ein Nerd zu werden, aber der Umgang mit seinem Email-Programm sollte sitzen. Derzeit habe ich einen Gmail-Account und durch die Vergabe von Labeln bin ich ganz gut sortiert.

Wenn jemand eine Einladung haben will, einfach eine Mail an mich.

#6 Interruptions

Laut David sollte man sich von Unterbrechungen nicht aus der Ruhe bringen lassen.
Menschen, die keine Unterbrechungen mögen, haben nur kein System, was den Umgang mit diesen ermöglicht.
Wird man unterbrochen, sollte man sich eine kurze Notiz anlegen und in die Inbox knallen.
Arbeitet man längere Zeit an einer Tätigkeit und will keinesfalls gestört werden, sollte man sich abschotten.
Dies kann ein Schild an der Tür ein Fähnchen auf dem Schreibtisch oder ein roter Hut sein.

Dem kann ich nicht viel hinzufügen. Störungen kosten der Arbeitsgruppe viel Zeit. Auf derartige Ideen, wie das Fähnchen kam ich nicht. Ich bin gespannt, wie die Gruppe darauf reagiert.

Es gibt dazu einen interessanten Artikel in der Zeit zum Thema “Unterbrechungen”.

Andere Blogs die die Compilation aufgreifen:
Durchblickerblog
Toolblog
frankwestphal

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Ich habe jetzt mal etwas im Netz recherchiert und bin auf folgende Infos gestoßen:

KNF:

Wie funktioniert die Erkennung von Spam? Der Filter arbeitet mittels Untersuchung der Header (Absender, Betreff, Message-ID, Received-Zeilen) als auch des Inhalts (Body) der Mail. Hierbei wird auf eine Vielzahl von Merkmalen geprüft. Diese bestehen unter anderem aus folgenden:

• Fehler in den Headern der Mail
• Wörter, die hauptsächlich in Spam vorkommen
• Auffällige Verunstaltungen von Wörtern
• Einlieferung von Adressen, die durch Massenspam aufgefallen sind
• Mails mit nur HTML-Inhalt
• Mails, die ausschliesslich aus Bildern ohne weiteren Inhalt bestehen
• Mails mit Links auf Websiten, für die mit Spam geworben wird
• Mails, die bereits an einige hundert tausend andere Nutzer gingen
• Mails mit Inhalten, die ähnlich zu Mails sind, die bereits von einigen tausend anderen Nutzern als Spam bewertet wurden

Secumail:

Jede Mail wird von einer Reihe von Filtern entpackt und untersucht. Die Parameter für diese Filter können individuell auf Ihr eMail-Nutzungsprofil abgestimmt werden:

- Valid-Address-Filter
eMails an ungültige Adressen werden sofort abgewiesen. Dies erspart dem Postmaster Ihrer Firma und Ihrem Mailserver viele unnötige Fehler-Mails.

- Archiv-Filter
Archive werden rekursiv entpackt. Bei SecuMail Business-Filter werden sie auch entschlüsselt, sofern Passworte hinterlegt wurden.

- mehrere Viren-Filter
Die jeweils geeignetsten Viren-Scanner am Markt untersuchen alle Attachments. Dabei kommen sowohl kommerzielle als auch OpenSource-Produkte zum Einsatz.

- dynamische Spam-Filter
Über 100 Tests und der Abgleich mit mehreren Online-Spam-Verzeichnissen ergeben eine fundierte Bewertung der Mail – die “Spam-Punktzahl” – nach der über das weitere Schicksal der Mail entschieden wird.

- Spezial-Filter
Daneben gibt es viele weitere Filter (z.B. Typ-Filter, Programm-Filter, Größen-Filter, …) die gemäß Ihrem eMail-Nutzungsprofil eingestellt werden und damit ein Optimum an pro-aktiver Sicherheit gewährleisten. Die Filter werden laufend an den aktuellen Stand der Technik von Viren und Spam angepasst.
Auf Anfrage erfüllen wir auch Sonderwünsche

BergNet:

Der von BergNet eingesetzte Spam-Filter beruht auf einer neuartigen Technologie zur SPAM-Erkennung und eMail-Kategorisierung: der Filter überprüft eine eMail, neben anderen Tests, auf den entscheidenden Charakter von SPAM: ihre Eigenschaft als Massensendung. Ein wesentlicher Bestandteil der Überprüfung ist der so genannte “bulkcheck”. BergNet hat dafür einen Kontrollsummen-Algorithmus entwickelt, der es dem System erlaubt, mehrere eMails miteinander zu vergleichen, ohne den textlichen Inhalt einer eMail zu kennen. Dies geschieht durch Reduzierung der eMail auf einen Code von nur wenigen Bytes, der keinerlei Rückschlüsse auf den ursprünglichen Inhalt der eMail zulässt. Je häufiger eine gleiche oder eine ähnliche eMail zuvor empfangen wurde, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass es sich bei der gerade in der Prüfung befindlichen eMail um SPAM handelt. Die Identifizierung erfolgt ausschließlich über die kurze Kontrollsumme.

Falls jemand noch Ergänzungen hat, immer her damit!

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