Tipps zur Arbeit mit Googlemail
Warum Googlemail?
Googlemail bietet 3 GB Speicher. Daraus folgert Google, dass man Mails nicht mehr löschen muss. Das kostenlose Konto bietet Schutz gegen Spam und Viren. Ihre Daten werden auf den Googleservern gespeichert und am rechten Bildschirmrand sind Werbeanzeigen zu sehen. Einen Account erhalten Sie durch eine Einladung eines Googlemail-Nutzers.
Mails bearbeiten
Emails sollten zu bestimmten Zeiten bearbeitet werden. Schaufeln Sie sich ein Zeitfenster frei. Sie werden effizienter kommunizieren, wenn Sie mehrere Emails nacheinander abarbeiten.
Fragen Sie sich bevor Sie tippen, ob eine Email die richtige Wahl ist. Manchmal ist ein Telefonat eine bessere. Ähneln sich ihre Mails könnten Sie durch Textbausteine Zeit sparen. Fertigen Sie sich Vorlagen an und speichern diese als Entwurf. Mittels „Copy and Paste“ fügen Sie die benötigten Auszüge in ihre Email ein.
Sie können andere Emailadressen auf ihr Googlekonto umleiten. Beim Versenden können Sie die Absenderadresse per Dropdown festlegen. Folglich hätten Sie die Option alle ihre Emails in einem Konto zu verwalten. Sie müssen selbst entscheiden, ob dies in ihrem Fall Sinn macht.
Überlegen Sie sich vor dem Verfassen einer Email, ob Sie die Etikette beachten sollten, und fassen Sie sich so kurz wie möglich. Kurze, knappe und klare Emails sind am verständlichsten.
Picken Sie sich zu zitierende Stellen heraus und schreiben Sie direkt darunter ihre Antwort. Der andere wird es Ihnen danken, wenn er den Halbsatz auf den Sie Bezug nehmen noch einmal sieht. Formulieren Sie Handlungsalternativen für den Empfänger. Sie führen beim Verfassen einer Mail meist schon einen Perspektivwechsel durch. Diesen Gedankengang kann sich der Empfänger dann sparen und ihr Team die dafür notwendige Zeit. Beschreiben Sie die Folge, wenn Sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt keine Antwort erhalten. Der angegebene Zeitraum muss so groß sein, dass der Empfänger die Mail gelesen hat. Schreiben Sie eine aussagekräftige Überschrift und vermerken Sie „-Dringend-“, wenn Sie schnell eine Antwort brauchen.
Diese Tipps sollten die benötigte Zeit der Kommunikation für Sie und ihr Umfeld deutlich verringern.
Mehr übers Thema gibts in meinem Artikel bei DrWeb.